Granskning leder till fortsatta förbättringar

Kristianstadsbladets granskning av Östra Göinge kommuns  tillämpning av ramavtal avseende byggarbeten under perioden 2012 – 2018 har blottlagt brister, som vi inte upptäckt tidigare. Granskningen visar på felaktigt använda ramavtal vid fem (5) tillfällen under sex (6) år, d v s under perioden 2012-2018.

– Granskningen är bra och visar att vi har ytterligare förbättringsarbete som måste genomföras omgående, säger kommunchefen Jonas Rydberg.

Nu arbetar vi vidare för att utveckla rutiner och processer som ska säkerställa att vi följer lagar och regler. Detta har vi redan gjort:

• Sedan slutet av 2017  har vi ändrat rutinerna för att säkerställa att vi följer ramavtalet för byggentreprenader.
• Vi har genomfört interna dialoger mellan Upphandlingsenheten och Fastighetsavdelningen för att säkerställa att alla läser och tolkar ramavtalet korrekt och på samma sätt.
• Sedan början av 2018 har vi arbetat med att kartlägga det långsiktiga lokalbehovet i kommunen och en långsiktig lokalförsörjningsplan har därefter upprättats. Långsiktigheten förebygger alltför hastiga riktningsförändringar och minskar därmed risken för fel.

Detta har vi beslutat att göra ytterligare:

• Förbättra all projektdokumentation.
• Höja våra medarbetares kompetens genom utbildning.
• Processkartlägga byggprojekt. Kartläggningen kommer att belysa utvecklingsområden och säkerställa att upprättade handlingar finns och korrekta avrop görs.
• Utveckla vår dialog med samtliga ramavtalsentreprenörer gällande kommunens behov under kommande år, såväl vad avser små som stora byggprojekt och underhållsarbeten. Det kommer ge ramavtalsentreprenörer bättre framförhållning och större kunskap om kommunens behov.
• Strukturera uppföljningen av avslutade projekt i syfte att kartlägga eventuella brister och förbättringsmöjligheter.
• En fokuserad riskbedömning inför 2019 års interna kontrollplan, avseende avrop från ramavtal.

– Jag har redan begärt att kommunrevisionen ska göra en granskning av vårt arbetssätt, regler och rutiner i samband med upphandlingar av och avrop från ramavtal. Till min glädje har revisionen hörsammat min begäran och redan påbörjat sitt arbete, säger kommunchefen Jonas Rydberg.